10 dicas para manter a produtividade da sua equipe Fonte: Blog Reclame Aqui, 12/07/2023

Quem busca melhorar a eficiência operacional da empresa sabe que aumentar a produtividade da equipe é um desafio, não é mesmo? Afinal de contas, não basta sobrecarregar os colaboradores e torcer para que eles deem conta de tudo. Na verdade, é necessário investir em estratégias de endomarketing para motivar e garantir a satisfação dos funcionários.

E olha: a produtividade da equipe é só a ponta do iceberg, viu? Ao cuidar de um do ativo mais valioso do seu negócio — o capital humano — é possível lucrar com diversos outros benefícios. Por exemplo: ambiente mais positivo, redução nos custos, melhor qualidade do trabalho, satisfação do cliente e até competitividade da empresa no mercado.

Gostou da ideia e quer saber como conseguir isso? Continue a leitura porque preparamos 10 dicas de ouro para manter a produtividade da equipe. Olha só!

1. Defina objetivos, metas e indicadores de produtividade da sua equipe

Para você, um colaborador de alta performance pode ser aquele que resolve problemas de, no mínimo, X clientes por dia. Por outro lado, o colaborador pensa que uma boa produtividade está relacionada a atender o máximo de consumidores, independentemente do índice de resolução desses tickets.

Quando cada um têm objetivos diferentes, fica difícil alcançar um resultado comum. Daí, a conta não fecha mesmo. Sendo assim, para garantir uma alta produtividade da equipe, o primeiro passo é alinhar a expectativa com a realidade com números e informações claras.

Essa prática proporciona um senso de direção e foco para os colaboradores, de modo a orientar suas atividades diárias em direção aos resultados desejados. Nesse contexto, é necessário definir:

objetivos: são os resultados esperados. Por exemplo: melhorar a qualidade do atendimento ao cliente, diminuir o tempo de resposta, reduzir custos, aumentar a produção mensal e por aí vai;
metas: já as metas são resultados ainda mais específicos almejados para determinado período. Se você quer melhorar a qualidade do atendimento, por exemplo, uma das metas pode ser aumentar a nota de NPS em 10%;
indicadores de produtividade: métricas quantitativas ou qualitativas que ajudam a medir o desempenho e o progresso em direção às metas e objetivos definidos. Por exemplo: volume de produção, tempo gasto em tarefas, satisfação do cliente, entre outros.

2. Padronize processos

Padronizar processos significa organizar os fluxos de trabalho com etapas, procedimentos, métodos e práticas para a execução de uma determinada tarefa. O objetivo é garantir que o resultado seja sempre o mesmo, independentemente do colaborador ou da equipe responsável por ela, entende?

Veja só algumas dicas para fazer esse mapeamento:

mapeie o processo atual: documente detalhadamente o passo a passo de execução de determinada tarefa. Inclua nesse registro etapas, os responsáveis por cada fase, recursos necessários, etc;
identifique melhorias: analise o processo atual e avalie se existem etapas desnecessárias, gargalos, ineficiências, entre outros;
documente o novo processo padronizado: com base na análise do processo atual e nas melhorias identificadas, descreva o processo padronizado de forma clara e detalhada. Vale até usar recursos visuais, como fluxogramas, diagramas ou checklist, para facilitar o entendimento e a aplicação do processo por parte da equipe;
defina papéis e responsabilidades: determine quem é responsável por cada etapa do processo;
estabeleça padrões de qualidade: especifique padrões, requisitos ou indicadores para estabelecer um padrão e garantir a qualidade dos resultados;
treine a equipe: compartilhe as informações com os colaboradores e ofereça treinamentos para explicar como executar tudo;
monitore e revise o processo: acompanhe regularmente o desempenho, verifique se os padrões estão sendo atendidos e identifique oportunidades de melhoria contínua;
atualize e otimize o processo: se for necessário, faça ajustes no processo padronizado para melhorar ainda mais a eficiência e a qualidade.

Ufa! Quantas etapas, não é mesmo? Não podemos negar que, no início, essa padronização vai dar um pouco de trabalho. No entanto, no longo prazo vai aumentar a eficiência operacional e garantir altos níveis de produtividade da sua equipe.

Aliás, essa padronização deve ser aplicada em todos os processos da empresa, viu? Por exemplo: produção, logística, atividades administrativas, atendimento ao cliente, etc.

3. Conheça as habilidades e competências de cada colaborador para aumentar a produtividade da equipe

Imagine só um profissional com perfil comunicador que fica responsável por tarefas analíticas. De modo geral, o comunicador gosta de conversar e interagir com pessoas.

Então, as tarefas mais solitárias que exigem atenção aos detalhes podem entediar o funcionário, sabe? Em outras palavras, o ideal é alocar esse colaborador para uma função mais adequada ao seu perfil profissional, como vendas e atendimento ao cliente.

O fato é que, quando os colaboradores assumem responsabilidades que correspondem às suas habilidades, eles tendem a ser mais eficientes e produtivos. Isso ocorre porque eles estão familiarizados com as tarefas, além de terem experiência e conhecimento para realizá-las de maneira mais rápida e eficaz.

Então, é fundamental fazer avaliações de habilidades e competências para conhecer o perfil de cada profissional. Dessa forma, você consegue distribuir os funcionários nos cargos e funções mais adequados.

Veja também: Registro profissional — o que é, para que serve e como adquiri-lo.

4. Invista em tecnologias

Hoje, muitas tarefas manuais e repetitivas podem ser eliminadas ou automatizadas com ferramentas especializadas. Isto é, além de reduzir erros e retrabalhos, as tecnologias são grandes aliadas para otimizar o tempo dos colaboradores e aumentar a produtividade da equipe.

Nesse contexto, entram sistemas de gestão, ferramentas de automação, sistemas integrados, tecnologias para armazenamento e análise de dados e por aí vai.

Vale a leitura: Descubra como extrair mais dados do seu e-commerce.

5. Ofereça capacitações periódicas

Os treinamentos corporativos precisam ser encarados como investimentos, pois contribuem para o crescimento e aprimoramento de seus colaboradores. Tem mais: as capacitações são fundamentais para aumentar a produtividade da equipe, fortalecer a cultura organizacional, impulsionar a inovação e reter talentos.

Portanto, vale a pena investir no desenvolvimento profissional da equipe como palestras, workshops, oficinas, mentorias, grupos de estudo, cursos, entre outros. Além disso, o ideal é que as capacitações sejam periódicas para garantir que o colaborador tenha conhecimento das atuais práticas do mercado.

Fique alerta: Já ouviu falar do golpe do falso emprego? Saiba como se proteger.

6. Reconheça o trabalho bem-feito

Não há nada mais frustrante quando a gente se empenha ao máximo em um trabalho, mas não recebe nem um tapinha nas costas pelo trabalho fora da curva, não é mesmo? Pior ainda é ouvir a frase: “não fez mais que a sua obrigação”.

Por mais que o colaborador seja pago para fazer o seu trabalho, é fundamental valorizar o esforço, em especial para reforçar comportamentos desejados. Sem contar que o reconhecimento é uma ferramenta poderosa para motivação, engajamento e, claro, para a produtividade da equipe.

Veja só algumas estratégias interessantes nesse sentido:

reconhecimento público: elogie os colaboradores durante reuniões, eventos corporativos, boletins internos etc.;
prêmios: que tal criar um prêmio para enaltecer os melhores colaboradores do ano? Além da cerimônia, a valorização pode ser acompanhada por bônus financeiro, presentes, viagens, entre outros;
programas de recompensa: sistemas de incentivo para recompensar colaboradores de alto desempenho. Bonificações por metas alcançadas é um bom exemplo;
desenvolvimento de carreira: promoções, novas responsabilidades, participação em processos especiais, treinamentos avançados e por aí vai. Oportunidades de crescimento profissional são legais para incentivar a produtividade.

7. Crie uma estrutura para dar e receber feedbacks

O feedback nada mais é que uma troca de informações sobre o desempenho de uma pessoa. No ambiente corporativo, essa conversa é bem produtiva porque permite orientar o colaborador, corrigir comportamentos indesejados e incentivar. Aliás, a mesma lógica vale para o sentido inverso: quando os funcionários dão dicas para as lideranças.

Sendo assim, o ideal é criar uma cultura de feedback para deixar o ambiente mais propício para colaboração e crescimento. Mas atenção: enquanto os elogios precisam ser feitos de forma pública, nossa dica é fazer críticas construtivas em particular para evitar constrangimentos, viu?

Além disso, é interessante criar uma programação para dar e receber feedbacks de maneira regular, de modo a garantir o aperfeiçoamento contínuo.

8. Estruture um plano de carreira para elevar a produtividade da equipe

Você sabia que cerca de 45% dos profissionais trocam de emprego preocupados com a falta de avanço profissional? Pelo menos, é isso que mostra uma pesquisa realizada pelo LinkedIn. O estudo indica que a falta de oportunidades na empresa favorece o turnover.

O plano de carreira é uma boa solução porque traz um conjunto de diretrizes e oportunidades para o desenvolvimento profissional dos funcionários. Com ele, o colaborador tem uma visão clara e estruturada do caminho que eles podem percorrer na organização para subir de cargo e ganhar mais.

Além de reter talentos com a estratégia, é possível incentivar o desenvolvimento contínuo, o engajamento e a produtividade. Veja, a seguir, algumas dicas para estruturar o plano de carreira:

defina metas: estabeleça marcos que indicam que os colaboradores estão avançando na carreira e alcançando diferentes estágios na empresa. Por exemplo: qualificações concluídas, premiações recebidas, tempo de trabalho etc.;
identifique oportunidades de desenvolvimento: observe o desempenho dos colaboradores e oferece programas de capacitação para incentivar o desenvolvimento na carreira;
realize avaliações de desempenho: monitore a performance dos colaboradores de perto para identificar competências, pontos fortes e áreas de melhoria. Essas informações são úteis para ajustar o plano de carreira conforme a realidade do seu negócio;
institua a cultura de promoção interna: em vez de contratar um gerente novo, que tal capacitar colaboradores que demonstram excelência nas suas funções para ocupar o cargo? Atitudes assim incentivam os colaboradores a se dedicarem mais ao trabalho para progredir na empresa;
comunique-se com os colaboradores de forma transparente: explique de forma clara como funciona o plano de carreira, especificando as oportunidades de crescimento e os critérios para avançar na profissão. Aliás, lembre-se dos feedbacks para auxiliar os colaboradores a alcançar os objetivos, combinado?

9. Garanta que o ambiente de trabalho seja agradável

Pensa bem: um ambiente de trabalho cheio desavenças não é muito propício para o desenvolvimento, não é mesmo? De fato, não é legal mesmo. Ou seja, o ideal é manter um clima organizacional agradável para garantir o bem-estar do funcionário e manter a produtividade da equipe.

Aliás, todas as dicas que já demos aqui são interessantes para melhorar o clima no ambiente de trabalho. De toda forma, vamos dar mais algumas orientações. Confira:

cuide do espaço físico: o ambiente deve ser seguro, ventilado ou refrigerado, com equipamentos em perfeito funcionamento, mobília ergonômica, espaço para fazer refeições, entre outros;
ofereça programas de bem-estar: ginástica laboral, plano de saúde, plano odontológico, convênios com academias etc.;
promova equilíbrio entre vida profissional e pessoal: incentivar a prática de exercícios físicos fora do horário de trabalho, atividades de lazer, entre outros. Flexibilizar o horário de trabalho é uma boa ideia para garantir que o colaborador consiga cumprir suas responsabilidades pessoais, como reunião escolar do filho e consultas médicas.

Vale a leitura: Stakeholders — ou que são, qual é a importância e como atraí-los para a sua empresa

10. Cuide da satisfação do colaborador

Os benefícios da satisfação do cliente você já conhece, não é mesmo? Só para relembrar: aumento nas vendas, fidelização, indicações e reputação são alguns deles.

A grande questão aqui é que, da mesma forma que a sua empresa precisa se preocupar com o bem-estar do consumidor, também deve garantir a felicidade do funcionário no ambiente de trabalho. Afinal de contas, essa satisfação se reflete na produtividade, comprometimento, turnover, etc.

Nesse sentido, o primeiro passo é fazer uma pesquisa de satisfação interna para entender se os funcionários estão contentes com o ambiente de trabalho. Na oportunidade, você também pode coletar feedbacks anônimos sobre problemas da empresa e sugestões de melhoria. Veja algumas perguntas relevantes para incluir na pesquisa:

Você gosta de trabalhar na empresa?
Você tem uma boa relação com os gestores diretos?
Você se sente valorizado no trabalho?
Você acredita que a gestão da empresa é transparente?
Você acha que o trabalho é distribuído de forma justa entre a sua equipe?
Você recomendaria a empresa para seus amigos?
Você se sente bem para acordar e ir trabalhar?
Você se sente à vontade para compartilhar seus feedbacks?
O que você mudaria na sua rotina de trabalho?

Aliás, dá para criar questionários abertos ou de múltipla escolha para o colaborador assinalar entre os níveis de satisfação que mais correspondem com seus sentimentos: “muito satisfeito”, “satisfeito”. “neutro”, “insatisfeito” ou “muito insatisfeito”.

De toda forma, vale lembrar que as informações obtidas nesse processo devem ser usadas para aperfeiçoar a comunicação interna e deixar o ambiente de trabalho mais agradável.

Conclusão…

Para melhorar a eficiência operacional e aumentar a produtividade da equipe, é necessário investir em estratégias de endomarketing que motivem os funcionários e garantam sua satisfação. Além de aumentar a produtividade, isso também resulta em um ambiente mais positivo, bem como redução de custos, melhor qualidade do trabalho, satisfação do cliente e maior competitividade no mercado.