O que é o Ciclo de Deming e como ajuda na gestão dos funcionários Fonte: Casting , 06/10/2021

O Ciclo de Deming torna o processo produtivo mais preciso e também pode ser aplicado dentro da gestão de pessoas, com excelentes resultados.

Se você trabalha nas áreas de Administração ou Recursos Humanos, talvez já tenha ouvido falar do Ciclo de Deming, ou método PDCA, para melhorar os processos produtivos e organizar melhor algum projeto.

Realizar a gestão de pessoas não é algo fácil e, muitas vezes, os gestores e líderes atuam com equipes muito diferentes. O que funciona para uma talvez não dê certo para outra. Por isso, este texto não visa a falar que o método PDCA é o único que funciona ou que dá certo, porque só é possível saber se ele será bem-sucedido na prática. No entanto, mostraremos os benefícios do PDCA e como ele pode ajudar a melhorar a sua gestão!

- Quais são os principais métodos usados na gestão de pessoas?
Os métodos para impulsionar a gestão de pessoas são diversos. Muitas vezes, os gestores fazem as suas adaptações de alguns métodos conhecidos e melhoram os seus processos. Há várias formas de melhoria contínua, como o 5S (método japonês), o DOLHO (Sebrae-GO) e o método DRIVE (implementação de trabalho em grupo).

Conheça também o Ciclo de Gestão de Desempenho e, após ler este texto, você poderá escolher qual funciona melhor para a sua necessidade.

- O que é o Ciclo de Deming?
O Ciclo de Deming, conhecido também como PDCA (explicaremos logo abaixo o motivo), é um método bastante utilizado por profissionais de Recursos Humanos para gerenciar e acompanhar a melhoria dos processos produtivos.

Trata-se de um procedimento que tem um controle eficiente das atividades e que padroniza ações e minimiza erros durante a gestão. Ele foi criado a partir de vários conceitos básicos da Administração e simplificado por meio de um ciclo que pode ser aplicado em qualquer lugar.

A ferramenta organizacional se tornou popular por favorecer as mudanças positivas, realizando um ciclo contínuo em busca de aperfeiçoamento de processos. Dessa forma, o PDCA simplifica a gestão e promove as melhores estratégias, aplicando-as continuamente e observando o que pode ser melhorado.

Como se trata de um ciclo, assim que um é finalizado, já é possível iniciar outro. Desse modo, o trabalho das 4 etapas consiste em planejamento, execução, verificação e ação. O principal foco desse processo é a qualidade, em que se aprimoram os processos da organização.

Com esse melhoramento, são reduzidas as chances de erros, falhas e desperdícios e é aumentada a competitividade da empresa, além de outros benefícios, como a redução de custos. A ferramenta é muito eficiente para a gestão, pois, com estudos, é possível gerenciar com mais precisão.

- Como funciona?
O Ciclo de Deming é o caminho para a meta. Para começar a colocá-lo em prática, é importante fazer o planejamento da ação já em seu estágio inicial. Em seguida, tudo que foi planejado é executado, gerando, posteriormente, a necessidade de checagem constante dessas ações implementadas.

Depois de planejar, executar e checar, o gestor deve fazer a análise e a comparação das ações com aquilo que foi planejado. É nesse momento que começa a implementação das medidas para a correção das falhas que surgiram no processo ou no produto. É a partir dessas fases que surge o nome PDCA (Planejar, Executar, Checar e Agir, em inglês).

Abaixo, vamos explicar detalhadamente o que deve ser feito em cada uma delas.

- Qual a origem do Ciclo de Deming?
O Ciclo de Deming foi muito difundido na década de 1950 graças ao professor William Edwards Deming (1900-1993). No entanto, o método foi desenvolvido na década de 1930 pelo estatístico estadunidense Walter A Shewhart. Ele criou o ciclo de controle estatístico que pode ser repetido continuamente sobre qualquer processo ou problema.

Dessa maneira, Deming ficou conhecido como o “pai do controle de qualidade” e pela metodologia, mesmo que a criação não tenha sido sua. O fato é que ambos trabalharam no ciclo PDCA e aperfeiçoaram os processos para acelerar os resultados nas organizações.

Em 1931, Shewhart publicou o livro Economic Control of Quality of Manufactured Product, o qual confere um caráter científico às questões relacionadas à qualidade. Tanto Deming quanto Shewhart foram inspirados pelos fundadores da escola filosófica do pragmatismo, Clarence Irving Lewis e John Dewey, e também por outros filósofos estudiosos da geração de conhecimentos.

O Ciclo de Deming só se popularizou na década de 1950, após W. Edwards Deming aplicá-lo nos conceitos de qualidade em trabalhos desenvolvidos no Japão. Posteriormente, o método foi difundido por meio do gerenciamento pela Qualidade Total e ficou conhecido como Ciclo de Deming.

Assim como o próprio ciclo ensina sobre o contínuo aperfeiçoamento, ele também já sofreu mudanças com o passar das décadas. Dessa maneira, a melhoria na qualidade de produtos e processos dentro de uma empresa continua evoluindo.

Essas transformações foram essenciais para que a metodologia continuasse sendo aplicada no decorrer do tempo e também para se adaptar às diferentes áreas. Portanto, o ciclo PDCA pode ser adaptado a diferentes organizações e modelos de trabalho, inclusive no varejo.

- Qual a importância de utilizar essa metodologia?
Com a série de transformações que vêm acontecendo nas últimas décadas (principalmente com a ascensão da internet e de outras tecnologias), diversas áreas se beneficiaram dessas mudanças. Entretanto, isso também exige que sejam feitas melhorias constantes, pois são elas que impulsionam os negócios.

Nesse contexto acelerado em que são necessárias atualizações contínuas sobre as tendências do mercado, o Ciclo de Deming pode impulsionar o crescimento desde a indústria até as lojas. Seja em pequenas ações, seja, até mesmo, em mudanças de grande escala, o trabalho se torna mais rentável devido ao melhor aproveitamento de recursos e à otimização de processos. Ou seja, todo o ciclo se torna mais produtivo.

O PDCA é considerado um dos mais revolucionários pela aplicação diversificada que pode ter. Dessa forma, é uma espécie de ferramenta universal que pode ser usada para executar diferentes trabalhos e serviços. Se o seu negócio está precisando de uma gestão mais eficiente, com foco em desenvolvimento de lideranças, valores e agilidade, o Ciclo de Deming pode ajudar no alcance de metas.

Por ser mais focado em planejar, executar e agir na mudança, é possível diminuir o turnover da empresa, administrar com custos mais baixos usando dados reais e informações do próprio negócio, preparar equipes e muitas outras vantagens.

Ao adotar o ciclo e aperfeiçoar as atividades, a equipe fica mais preparada e capacitada, além de haver mais motivação após as transformações. Trabalhando com foco em qualidade, a tendência é de que a lucratividade também aumente, além de existir um time mais engajado.

- Como funcionam as fases PDCA?
O Ciclo de Deming (método PDCA), inicialmente, era utilizado apenas em projetos, mas, hoje, pode ser usado até mesmo para gerenciar treinamentos, por isso, é uma ferramenta que ganhou popularidade entre os profissionais de RH. Mas como funciona? Bem, vamos dar uma breve explicação para que você entenda como usá-lo.

As siglas representam etapas, que você conhecerá a seguir.

* P (Plan/Planejamento)
Essa primeira fase serve para que o gestor estabeleça as metas do que ele quer conquistar. Com isso, pode fazer um plano para essa conquista, com os caminhos para atingir o objetivo. Por exemplo, se o gestor de RH quer melhorar os processos de treinamento, nessa fase, ele pode identificar a necessidade de treinamento de cada setor e escolher como irá fazê-lo.

Antes mesmo de estabelecer os objetivos, o gestor precisa pensar sobre o tipo de meta que deseja criar. Quando falamos em melhorar a qualidade de algum processo, temos dois tipos de metas mais comuns, conforme você verá abaixo.

Metas para manter ou metas-padrão
Essa meta é usada quando o objetivo tem a ver com um padrão, seja para atingi-lo, seja para estabelecê-lo. Por exemplo, a meta é que todo colaborador responda às avaliações de desempenho em uma semana. Esse objetivo levará a um processo mais rápido do ciclo de avaliação, e o colaborador poderá ter o feedback mais rápido também.

Estabelecidos os objetivos, é necessário criar o plano que permitirá à organização atingi-los. Esse plano chama-se, habitualmente, Procedimento Operacional Padrão (POP), constituindo o planejamento operacional da empresa.

Metas de melhoria
Um objetivo de melhoria pode ser, por exemplo, aumentar a adesão dos trabalhadores ao treinamento online para que, em torno de um mês, a empresa tenha 80% dos colaboradores treinados. Outro exemplo pode ser aumentar a produtividade em 15% até o final do primeiro semestre do ano.

Habitualmente, para atingir objetivos de melhoria, a “maneira de trabalhar” da organização deve ser modificada. Isso implica, quase que necessariamente, a modificação dos Procedimentos Operacionais Padrão que estiverem em uso na organização.

Na fase de planejamento, é sempre importante seguir essas três etapas (estabelecer metas, criar o caminho a ser seguido e elaborar os métodos que serão utilizados para atingi-las) a fim de ter um planejamento bem estruturado.

Criar metas parece simples, mas elas devem ter uma base e ser objetivas e concretas. Muitos gestores usam alguns métodos, como o SMART, para criá-las. Conheça o método SMART para criar boas metas e avançar para a próxima fase do método PDCA.

* D (Do/Executar)
A segunda etapa consiste em colocar em prática o que planejamos para atingir o objetivo. Então, é hora de executar as atividades. No caso, a modificação da avaliação de desempenho é uma campanha para que os colaboradores a respondam em uma semana.

Assim, podem ser abordados três pontos importantes:

treinar as atividades que necessitam ser executadas;
realizar essas atividades;
recolher os dados para a verificação do processo.
C (Check/Checar e Analisar)
Depois de executar o que foi planejado, é necessário monitorar e checar constantemente o resultado. Tal revisão é feita para comparar o que foi planejado com o estágio desejado. Nessa etapa, são recolhidas informações e produzidos relatórios que deixarão o resultado mais nítido, positivo ou não.

Verificar o processo e avaliar os resultados obtidos consiste em:

checar se o trabalho está sendo realizado de acordo com o que está definido;
verificar se os valores medidos variaram e comparar os resultados com o padrão;
averiguar se os itens de controle correspondem aos valores dos objetivos.

* A (Action/Ação)
Por último, chega a fase de avaliar tudo o que foi feito, de agir de acordo com os relatórios, de fazer novos planos de ação, de melhorar o que não deu certo e de aprimorar o que foi realizado.

Atingidos os objetivos planejados, dá-se início, de imediato, a um novo ciclo de melhoria. A aplicação sistemática e contínua desses ciclos permite que as organizações comecem processos longos de melhoria gradual, durante os quais os progressos implementados anteriormente servem de base para os avanços futuros.

À medida que os ciclos de melhoria vão se sucedendo, a maturidade dos processos vai sendo incrementada, e a organização consegue operar de forma mais eficiente e eficaz.

Nunca é demais dizer que a execução do ciclo introduz melhorias e, com isso, altera o ambiente em que a organização funciona. Essa alteração eleva a organização para um patamar superior de qualidade dos processos de gestão, mas também cria oportunidades para novos ciclos. Por esse motivo, a ferramenta apresentada deve ser encarada como um processo contínuo em busca da qualidade máxima requerida por um procedimento ou produto.

- Quais benefícios o Ciclo de Deming pode oferecer?
A aplicação do Ciclo de Deming dentro das práticas de gestão de pessoas pode trazer diversas vantagens, facilitando o trabalho do setor de Recursos Humanos de maneira significativa.

Destacamos, aqui, as principais consequências observadas quando há o uso dessa metodologia em processos voltados para a administração de talentos.

- Estabelecimento de propósitos
O Ciclo de Deming prevê a clareza na definição de metas durante a primeira fase de execução. Isso dá ao RH a oportunidade de pensar no que exatamente deve ser feito e em quais as consequências que se deseja alcançar.

Podemos citar, como exemplos, a manutenção do baixo índice de abstinência ou o aumento da produtividade, apenas como referências gerais. Ao entender exatamente o resultado que se deseja obter e o seu impacto para a empresa como um todo, é possível trabalhar o Ciclo de Deming de maneira mais focada, consciente e motivada.

- Realização de treinamentos
Para que as iniciativas de treinamentos tragam resultados palpáveis, elas precisam ser direcionadas aos objetivos da empresa, ter um conteúdo engajador e valorizar os conhecimentos já adquiridos pelos funcionários, afinal, dificilmente, alguém conseguirá se dedicar a ver um conteúdo que já conhece e ache irrelevante.

A partir da aplicação dos conceitos PDCA, é possível identificar as necessidades de cada setor e relacioná-las com as metas organizacionais. Além disso, a realização de diversos ciclos favorece a identificação do estágio de conhecimento das equipes e a verificação da capacidade do conteúdo de cativar o público e promover um aprendizado consistente.

- Otimização do tempo
Com a avaliação contínua dos processos proporcionada pelo Ciclo de Deming, é possível identificar os gargalos de desperdício de tempo e desenvolver novas soluções e ferramentas para o desenvolvimento do trabalho.

Dessa maneira, a empresa fica mais competitiva, e as equipes, mais bem treinadas e voltadas para o alcance de resultados.

- Engajamento do time
Ao impactarem todo o processo produtivo, as equipes sentem uma motivação muito maior ao observarem o aumento na fluidez do trabalho e elevam o engajamento, com mais responsabilidade sobre as rotinas e os resultados.

Com isso, essas pessoas passam a perceber a sua importância para a organização e desenvolvem um sentimento maior de valorização e de pertencimento.

- Melhora na liderança
Os gestores conseguem fazer um trabalho muito mais eficiente ao terem uma visão mais ampla dos processos produtivos e identificarem problemas. Eles passam a dominar a realização de tarefas e conseguem cobrar dos funcionários de acordo com o que eles realmente devem entregar.

Isso facilita o aproveitamento de competências de maneira estratégica e evita a sobrecarga de pessoas, favorecendo o clima organizacional como um todo. O líder passa a ser mais preciso e direto e entende melhor as dificuldades de cada colaborador.

- Eliminação de padrões de trabalho
Ao executar as tarefas, a tendência é de que sejam estabelecidos padrões que nem sempre são os mais produtivos ou que proporcionam o maior nível de qualidade. Ao adotar o Ciclo de Deming, é possível testar novas abordagens, eliminando padrões atuais de trabalho e adotando novas rotinas capazes de trazer melhores resultados.

Essa substituição também dá uma maior flexibilidade e mais capacidade de adaptação, características marcantes das empresas que querem evitar a estagnação e manter-se alinhadas com novos processos. Dentro do mercado atual, que sofre transformações em ritmo acelerado, ter essa capacidade é fundamental.

- Redução de custos
Como o ciclo gera constantes melhorias, a redução de custos é mais um dos benefícios que estão incluídos na aplicação da metodologia. As ações cíclicas podem transformar as etapas de maneira progressiva, e isso faz com que se possa solucionar problemas com mais rapidez, aumentar o engajamento da equipe, facilitar o dia a dia de trabalho e outras questões.

Desse modo, com um planejamento estratégico mais alinhado e com passos baseados em informações consistentes, se consegue melhorar o orçamento. Afinal, ao acompanhar diariamente e identificar gargalos e pontos que podem ser mudados, as soluções são propostas e aplicadas.

- Facilitação da identificação de erros
Como o ciclo é focado na causa, é mais fácil encontrar a raiz dos problemas e trabalhar em cima disso para encontrar soluções para os problemas dentro da empresa. Portanto, a probabilidade de erros se repetirem após as melhorias é mais baixa.

Com a identificação de gargalos e aspectos que podem ser aprimorados, as mudanças necessárias são promovidas e são atingidos níveis mais altos de qualidade. Além disso, a eficiência também aumenta, uma vez que a gestão adota estratégias mais adequadas. Assim, pode-se melhorar qualquer setor da loja, desde a comunicação até as metas dos colaboradores, de forma que sejam atingíveis.

- Auxílio nas soluções
Por ser uma ferramenta de gestão, o ciclo de Deming não se apega ao planejamento inicial. Pelo contrário, ele destaca como os processos precisam ser mutáveis para acompanhar o crescimento da empresa. Nesse contexto, fica mais fácil encontrar soluções para os problemas, já que as opções não ficam limitadas apenas ao planejamento feito inicialmente.

Portanto, as soluções podem ser mais amplas e são utilizadas tanto ações específicas já conhecidas quanto novas, pois as experimentações fazem parte do ciclo. Assim, são descobertas formas de melhorar o desempenho, motivar os colaboradores e alcançar resultados mais concretos.

A busca por aprimoramento deve estar no sangue de qualquer negócio se seus gestores não quiserem ficar para trás e perder o mercado para a concorrência. Por isso, utilizar a metodologia para encontrar soluções cabíveis no contexto da loja é a melhor maneira para continuar a expansão empresarial.

- Melhora do trabalho em equipe
Dentro de uma empresa, é comum haver algumas disputas, sobretudo entre vendedores. No entanto, é preciso destacar que isso não faz sentido, pois eles trabalham em busca do mesmo resultado. Mesmo que existam outras questões envolvidas, mostrar que o trabalho em equipe está em primeiro lugar ajuda em muitos processos.

Portanto, o Ciclo de Deming poderá auxiliar nessa jornada ao aumentar a produtividade e capacitar os seus colaboradores. De forma mais prática e precisa, é possível realizar treinamentos ao identificar que o seu time está com certas dificuldades.

Essas reflexões serão primordiais para que cada membro consiga melhorar e, assim, com os novos aprendizados, toda a loja ficará mais estruturada. O Ciclo de Deming é capaz de promover melhorias em muitos processos e atividades, bastando estudar a fundo do que sua organização precisa e aplicá-lo de acordo com a realidade encontrada.

- Quais as diferenças entre o Ciclo de Deming (PDCA) e o PDSA?
Algumas pessoas confundem o PDCA com o PDSA, acreditando se tratar da mesma abordagem. Na verdade, o PDSA é a última versão do Ciclo de Deming, no qual a letra S indica “Study”, ou estudar.

Deming defendia que a palavra “check” poderia ser interpretada com uma conotação errada, no sentido de evitar ou reter. Na prática, o ciclo PDSA é mais indicado como roteiro para aplicação de métodos científicos, na qual há a análise profunda de dados e a estruturação do ganho de conhecimento, comparando resultados.

Essa ideia não foi bem aceita no Japão, pois os gestores desse país não compreenderam muito bem a etapa de estudo e a consideraram pouco significativa para o processo. O ciclo PDCA ainda é usado com sucesso nas empresas, já que considera o “Check” como a mensuração dos resultados anteriores e faz a mudança de abordagem na etapa seguinte, “Act”.

Apesar das comparações, o Ciclo de Deming tradicional (PDCA) é extremamente eficiente. A chave para o seu funcionamento é uma análise cuidadosa dos dados obtidos como resultado, montando uma estrutura robusta para o desenvolvimento de novos planos de ação que sejam coerentes com as informações coletadas.

- Como a tecnologia pode auxiliar na implantação do Ciclo de Deming na empresa?
A aplicação do Ciclo de Deming depende da mensuração exata e do acompanhamento de resultados. Apenas com esses dados, é possível promover ações que melhorem a abordagem e garantam resultados mais expressivos para o próximo ciclo.

Por meio de uma solução tecnológica eficiente, é possível aferir esses dados com maior precisão e acompanhar as consequências das novas abordagens, diminuindo a margem de erros e otimizando o tempo necessário para esse trabalho.

Quando se trata de gestão de pessoas, é preciso ter muito claro o desempenho dos funcionários, a variação nos indicadores escolhidos para demonstrar o progresso e os módulos que mostrem como as campanhas de motivação impactam os números gerais, além de um espaço para treinamentos, afinal, apenas com o aprendizado, é possível fazer mais e melhor.

Vale a pena investir em um software capaz de trazer todas essas informações, já que acompanhar isso manualmente é praticamente impossível. Há um enorme volume de dados a serem coletados e comparados e, só com uma ferramenta digital eficaz, essa verificação pode ser feita.

Agora que você entendeu um pouco mais sobre o que é o Ciclo de Deming, como é estruturado e aplicado e, principalmente, como ele pode ajudar a gestão de pessoas da sua empresa, que tal pensar na implantação desse processo dentro da sua organização? Com isso, você será capaz de estruturar toda a abordagem voltada para os funcionários e obterá resultados bem consistentes.

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