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É possível fazer mais com menos? Fonte: Jornal do Empreendedor , 31/10/2017

Margaret Tatcher certa vez comentou que a grande atribuição do socialismo é a sua capacidade de arruinar as finanças alheias. E hoje, nós brasileiros, atestamos de forma profunda a veracidade destas palavras. Na ressaca da pior recessão de nosso país, lutamos para enfrentar com resignação as cicatrizes financeiras que se tornaram o impreterível legado do governo mais nefasto da história de nossa nação.

Como consequência deste fato, nossas capacidades econômicas e produtivas diminuíram drasticamente. Na contramão deste virulento período de dificuldades, no entanto, nossas obrigações e compromissos parecem aumentar cada vez mais. Em uma recessão, em função da escassez que impede a contratação de mão de obra adicional, bem como da ausência de demanda, muitas vezes acabamos com mais trabalho a ser realizado, mas não dispomos dos recursos disponíveis para executar tudo o que fazíamos com certo nível de facilidade em períodos de prosperidade.

* É possível ser tão produtivo quanto antes, mesmo sem dispor de muitos recursos?

Eis que então surge a pergunta: é possível ser tão produtivo quanto antes, mesmo sem dispor de muitos recursos? Esta é uma variável que depende de diversos fatores, a começar pela sua profissão, pelos clientes que você atende, e o tipo de trabalho que executa. Mas, para todos os efeitos, é possível, sim, prosperar e produzir tanto quanto antes, mesmo em circunstâncias mais adversas. Mas isso exige árdua disciplina e rigorosa determinação.

Um dos elementos fundamentais para uma boa produtividade é nunca desperdiçar muito tempo com tarefas ou atividades secundárias. Para tanto, rever suas prioridades é fundamental.

Em primeiro lugar, temos que atender o cliente, e nos certificar que entendemos perfeitamente tudo o que ele espera de nós. Depois de verificarmos o prazo estabelecido para o trabalho, devemos executá-lo da forma mais impecável possível. Reuniões, diagramas organizacionais, pautas deliberativas, e tudo aquilo que não é prioritário deve ficar em segundo lugar. E se a empresa pode passar muito bem sem executar determinado plano de gestão, isso indica que ele é absolutamente desnecessário.

Se for possível descarta-lo, melhor. Você não deve esquecer que otimizar o seu potencial, bem como o de toda a sua força de trabalho, deve ser a regra primordial em tempos de escassez para dinamizar a produtividade. Trabalhos secundários devem ser geridos e executados apenas em períodos de total e absoluta ociosidade. Certa vez, conheci um gestor de uma importante empresa, que dava ao seu auxiliar imediato uma tão vasta e absurda quantidade de ordens simultaneamente, sem indicar o que era prioridade, que o mesmo ficava terrivelmente confuso e desorientado quanto ao que devia fazer primeiramente. Devemos evitar este tipo de equívoco ao máximo.

Outro elemento fundamental para agilizar o índice produtivo de qualquer empresa é estimular todos os funcionários a tornarem-se polivalentes. Se souberem usar o Excel, o Word, o PowerPoint, sendo capazes de organizar diagramas e gerenciar tabelas, reparar avarias e efetuar correções, além de varrer o pátio, limpar a entrada e atender clientes, isso é ainda melhor. Funcionários polivalentes tornam-se uma máquina organizacional altamente funcional, eficiente e produtiva, que adquire vida própria. Assim, quando o proprietário tira férias, ou alguém fica doente, a empresa não corre o risco de parar ou ficar estagnada em determinado segmento ou projeto, em decorrência de uma única pessoa que sabia demais, e não passou as informações necessárias aos seus colegas para permitir que o trabalho fosse levado adiante.

Este é um mal do qual inúmeras empresas sofrem, e que vem a ser o indicativo da falta de comunicação, outro grande problema. Ser polivalente e multifacetado – saber fazer um pouco de tudo – é uma habilidade fundamental no mundo contemporâneo. Adquirir estas qualidades evita inúmeros mal-entendidos, e permitirá à sua empresa ser mais dinâmica e flexível.

Outra preocupação que devemos ter em mente diz respeito à qualidade do trabalho.A quantidade não é e jamais será tão importante. Mas a qualidade pode chamar a atenção de possíveis clientes, e é nela que devemos concentrar nossas energias e todo o nosso potencial. É fundamental gerenciar nossa capacidade produtiva para um trabalho cujo resultado final será impecável, o que sempre poderá servir como porta de entrada para novas oportunidades. Adequar novas estratégias e recursos a uma dinâmica de trabalho mais produtiva pode ser tão interessante quanto.

Evidentemente, nem tudo aquilo que planejamos dará certo. Mas o esforço e a perseverança que empregamos dia após dia em nosso trabalho eventualmente mostrará o seu resultado. Todas as nossas energias e toda a lógica de nossa capacidade criativa devem ser direcionadas para a obtenção de resultados. Trabalhos improdutivos devem ser execrados de forma radical. A desorganização é tão improfícua quanto a organização excessiva.

Conheço o proprietário de uma empresa que é obcecado por listas. A todo momento, pede a seus funcionários para compilarem listas dos seus afazeres: lista dos projetos que estão realizando, uma lista que relacione todos os projetos concluídos, outra lista com uma relação dos clientes do ano anterior, uma lista dos projetos do ano corrente, uma lista de tudo o que foi dito em determinada reunião, lista de tudo o que foi explicitado em determinado treinamento, lista de todas as engrenagens embaladas em determinado volume, e assim por diante.

É completamente desnecessário dizer que esta compulsão por organização é tão nociva quanto improdutiva para uma empresa. A grande maioria destas listas é inútil e para pouca coisa servirá. Além da inexistência de utilidade prática, este hábito faz com que funcionários desperdicem um tempo considerável em tarefas basicamente inúteis.

A melhor maneira de otimizar seu tempo e seus recursos é concentrar-se no que é necessário, desenvolver trabalhos por etapas de acordo com um cronograma pré-estabelecido e aprimorar habilidades multidisciplinares que o permitirão atuar em diversas frentes, na sua profissão, o que o tornará um indivíduo altamente capacitado e flexível. E não fique consternado ou ansioso com obrigações menores. Lembre-se: tarefas secundárias deverão ser executadas apenas quando as prioridades estiverem em ordem. Preocupe-se com a excelência no atendimento ao cliente, e com a qualidade do resultado final. Isto é o básico, e se você realizar o básico com toda a sua dedicação e empenho, todo o resto irá fluir de forma simples e natural.

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