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Conheça 8 benefícios na padronização de processos da sua empresa Fonte: Blog Checklist Fácil, 19/10/2018

Padronizar significa submeter um processo a um determinado modelo ou método. A padronização busca normatizar e organizar processos de trabalho, a fim de aumentar a produtividade e efetivar os lucros. Isso faz com que o produto atenda às expectativas do mercado de maneira mais simples e prática, com menor custo e variação possível.

Quando abordamos a padronização de processos, estamos falando em uma maneira de formalizar a produção, e isso não significa deixar de lado a criatividade e a flexibilidade e submeter os trabalhadores a normas rígidas ou rotinas monótonas.

Alguns profissionais se esquecem desses fatores e acabam tomando atitudes equivocadas e que colocam em risco a superação de metas e objetivos.

O dono da empresa é o grande responsável pela implementação da padronização, mas é necessário que todas as pessoas envolvidas no negócio se esforcem em suas funções, já que esse processo exige muito treinamento e dedicação.

Ao aplicá-la em uma gestão como um todo, a padronização de processos induz resultados visivelmente positivos, de ordem quantitativa e qualitativa. Desse modo, esse método vem sendo cada vez mais utilizado como um meio para se alcançar a redução de custos da produção e do produto final, mantendo ou melhorando a sua qualidade.

Como o mercado consumidor é muito competitivo e exigente, você deve estar preparado para vencer desafios e utilizar tecnologias e práticas modernas e eficientes.

Por isso, no nosso post de hoje, mostraremos 8 benefícios da padronização, indicando como ela otimiza o funcionamento das operações. Além disso, vamos falar como esse processo deve ser realizado. Continue sua leitura e aproveite!

Quais os benefícios da padronização de processos
1. Permite utilizar adequadamente os recursos disponíveis
Esse é um benefício de ordem qualitativa e diz respeito a como os recursos devem ser utilizados para melhorar o processo produtivo. Quando a padronização é aplicada, fica mais fácil entender onde os recursos são aplicados e de que forma eles podem ser utilizados de maneira mais efetiva.

Como consequência disso, um gerente tem mais autonomia e segurança para tomar decisões que diminuam o consumo e o desperdício de materiais.

Outra vantagem está relacionada à redução de falhas. Como os procedimentos são realizados seguindo um determinado padrão e são documentados, os erros são encontrados com muito mais facilidade. Na maioria dos casos, você e os profissionais de sua equipe conseguem prevê-los e solucioná-los com eficiência.

2. Beneficia a operacionalização do processo
Quando delegamos a uma equipe a operacionalização de um mesmo processo, ela pode investir tempo e energia no aperfeiçoamento das suas técnicas. Uma vez que os procedimentos são definidos, fica mais simples desenvolver nas pessoas as habilidades necessárias para realizar as tarefas e executá-las conforme os padrões, garantindo a manutenção e a melhoria dos resultados.

Isso significa que a empresa contará com profissionais mais capacitados para trabalhar em setores bem determinados. A segurança também é outro critério muito importante para o desempenho de uma gestão.

Ao trabalhar com metodologias conhecidas por todos, é possível evitar o número de acidentes e tornar o ambiente de trabalho saudável e seguro. Consequentemente, você evita perdas humanas, judiciais e financeiras em seu planejamento.

3. Aumenta a produtividade
O aumento de produtividade é um benefício direto de todos os outros citados anteriormente. Profissionais bem treinados e recursos utilizados corretamente fazem com que a produção trabalhe em excelentes condições. A padronização de processos facilita a rotina de trabalho em uma empresa, já que permite o monitoramento e o acompanhamento de tudo o que acontece.

Além disso, os funcionários têm menos dúvidas sobre suas funções e sabem como e quando elas devem ser realizadas, evitando a perda de tempo e de insumos com falhas e outros problemas operacionais.

4. Desenvolve a qualidade dos produtos
Todo negócio quer oferecer mercadorias de qualidade, não é mesmo? Hoje em dia, a disputa por novos clientes é muito acirrada em vários setores da economia, e não poderia ser diferente no varejo. Consumidores insatisfeitos não fazem novas compras e não indicam a sua empresa, seja pela existência de defeitos ou porque não foram bem atendidos.

Em todos os casos, a padronização de processos faz com que as etapas de produção sejam bem definidas, ficando muito mais fácil acompanhar e melhorar a qualidade dos serviços oferecidos ao mercado.

5. Obtém o controle do processo
Nos processos de padronização, a condução das atividades é delegada às pessoas que as operam — sendo assim, cada um está responsável pelo que produz. Tendo consciência dessa responsabilidade, cada pessoa tem maior controle sobre a qualidade dos produtos.

Em vista disso, o controle geral dos serviços é favorecido e a gerência tem mais tempo para administrar outros assuntos da gestão.

6. Reduz custos
A diminuição de despesas é uma consequência direta da padronização de processos. Como as atividades seguem os mesmos parâmetros, o uso dos recursos são potencializados. Assim, a gestão pode reduzir os preços dos produtos, atrair novos clientes e aumentar a lucratividade.

O constante monitoramento também permite solucionar falhas com velocidade e diagnosticar problemas com facilidade, reduzindo ainda mais todos os custos operacionais.

7. Facilita o engajamento de colaboradores
A maioria dos serviços de um empreendimento é realizada por seus funcionários. Dessa maneira, é preciso treiná-los e engajá-los com os objetivos da gestão. Quando isso acontece, um gerente pode contar com uma equipe muito produtiva, que alcança as metas estabelecidas previamente.

Para que isso aconteça, deve-se criar um ambiente aberto ao diálogo, em que todos tenham liberdade para se expressar. Dúvidas devem ser solucionadas e opiniões escutadas. Não se esqueça de levar em consideração o feedback recebido por todos.

Isso mostra que você se preocupa com os funcionários e com o modo como eles se comportam na empresa, gerando mais confiança e credibilidade nos momentos em que é necessário ter pulso firme para tomar decisões.

8. Utiliza novas tecnologias
Os avanços tecnológicos mudaram a maneira como as empresas se relacionam com clientes, funcionários e concorrentes. Desse modo, é preciso acompanhar as tendências do mercado e utilizar o que há de mais moderno para o segmento varejista. Atualmente, existem várias ferramentas que otimizam as atividades em uma gestão.

Uma delas é um software de aplicação de checklists customizáveis. Ele permite a compilação de dados em tempo real e extingue o papel e as planilhas do negócio. Com isso, é possível ter mais produtividade e mobilidade na rotina de trabalho. Em alguns casos, ele não necessita de acesso à internet, o que melhora ainda mais a experiência de seus usuários.

Certos problemas podem acontecer quando um gerente menos espera. Por mais bem preparado e capacitado que a gestão seja, ele deve solucioná-los com competência e no menor período de tempo disponível.

Essa ferramenta facilita a criação de plano de ações e faz com que a comunicação entre os funcionários seja aprimorada, fazendo com que esse tipo de software seja ideal para a padronização de processos.

Então, faça uma pesquisa de mercado e encontre um parceiro de trabalho que ofereça uma solução adequada às suas necessidades e que esteja antenado com as novidades do varejo.

Como iniciar a padronização de processos
Após conhecer essas vantagens, chegou o momento de você ficar por dentro das melhores práticas para aplicar a padronização de processos. Por se tratar de um assunto muito importante, é necessário realizar um estudo prévio da situação e dos objetivos da empresa.

É fundamental fazer um mapeamento, a fim de identificar os processos e as rotinas dos setores internos, não se esquecendo de contabilizar os recursos e funcionários utilizados. Então, proponha soluções para as falhas e imperfeições encontradas e faça de tudo para valorizar os pontos fortes da gestão.

Como preparar os funcionários
Após iniciar a padronização, é preciso preparar a equipe para esse novo padrão de trabalho. Os treinamentos são ótimas maneiras para interiorizar o conhecimento e divulgar os novos critérios. Eles podem durar de dois a três meses, mas cada caso deve ser analisado com muito cuidado para que o modo antigo seja superado.

Divida a equipe em áreas de atuação e facilite o processo de aprendizagem. Nessas horas, um gerente pode delegar funções e contar com ajuda de seus melhores colaboradores. Essa atitude aumenta o engajamento da equipe e deixa bem claro que a ajuda de todos é imprescindível.

Quando for definir os padrões e as técnicas a serem utilizadas, use uma linguagem bem clara e compreensível por todos. Não hesite em solucionar dúvidas e resolver qualquer problema ou incerteza. Em um primeiro momento, essas mudanças podem não ser tão efetivas quanto se espera. Assim, crie guias e documentos para orientar e assegurar o andamento das funções.

Acompanhe o desenvolvimento das atividades
Lembre-se de acompanhar o desenvolvimento das atividades e fique atento para encontrar gargalos operacionais e financeiros que atrapalham a sua performance. Crie soluções rápidas e eficientes para essas situações e veja os resultados positivos surgirem naturalmente.

A rotina de trabalho no varejo exige conhecimento e jogo de cintura para a obtenção de resultados positivos, seja no relacionamento com colaboradores ou em negociações com fornecedores. Em todos os casos, um gerente de operações deve estar preparado para enfrentar desafios e superar obstáculos com muita confiança.

As decisões que esse profissional toma são fundamentais para a realização de um bom trabalho e o reconhecimento no mercado. A padronização de processos faz com que as atividades sejam aprimoradas, aumenta os lucros e a qualidade dos produtos e reduz as falhas e despesas da gestão.

Entretanto, ela deve ser utilizada de maneira correta e de acordo com os objetivos e valores da empresa. Então, antes de aplicá-la, estude muito bem aonde você quer chegar. Fique atento para utilizar práticas e metodologias de sucesso e não se esqueça de usar ferramentas modernas e com credibilidade no mercado, como um software de checklists customizáveis.

Ele possibilita a criação de padrões e critérios a serem seguidos por toda a equipe e pode ser utilizado em várias empresas do varejo.

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